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Selbstmanagement als Freelancer: Post-its, Apps, Whiteboards, Stempel und Co. als Organisationshelfer

08. Februar 2021 von Fabian Haubner in Tipps & Ratgeber

Wissen Sie bereits, was Sie mit Ihrem Leben nach dem Fernstudium anfangen möchten? Vielleicht haben Sie schon einmal darüber nachgedacht, sich selbstständig zu machen. Das Leben als Freelancer ist ein Leben voller Freiheit. Sie sind Ihr eigener Chef und können dadurch eine Menge Vorzüge genießen. Allerdings bedeutet das Freiberuflerdasein auch eine Menge Papierkram und Bürokratie. Es ist nur menschlich, dass vielleicht Sie hin und wieder den Überblick verlieren. Die Lösung ist ein ausgeklügeltes Selbstmanagement. Sie müssen lernen, sich und Ihre Aufgaben zu organisieren. Grob haben Sie das schon während des Fernstudiums gelernt. Um sich besser zu organisieren können Sie sich einer Reihe verschiedener analoger und virtueller Hilfsmittel bedienen. So sollte Ihr Selbstmanagement zum Selbstläufer werden.

Der Büro-Klassiker: das Post-it

Diese kleinen Klebezettel dürfen wirklich in keinem Büro fehlen. Nicht nur im Studium, sondern auch als Freelancer sind sie wirklich unverzichtbar. Seit nunmehr 40 Jahren sind die Post-its in nahezu allen Büros und Home-Offices nicht mehr wegzudenken. Sie sind wirklich mehr als praktisch. Gibt es beispielsweise etwas, an das Sie sich dringend erinnern müssen, schreiben Sie es auf einen Zettel und kleben es an den Bildschirm. 
So werden Sie garantiert daran erinnert, sobald Sie sich an Ihren Arbeitsplatz begeben. Auch als normale Notizzettel bei wichtigen Telefonanrufen machen sie sich gut. Kein Wunder, dass sich derart bewährt haben. Wir halten fest: Ohne Post-its geht im Büro wirklich nichts. 

Trello als Erweiterung der Merkzettel

Allerdings besteht die Gefahr, dass Sie sich mit zu vielen der kleinen Nachrichten im wahrsten Sinne des Wortes „verzetteln“. Sorgen Sie also dafür, dass Sie regelmäßig Post-its entsorgen. Wichtige Zettel können Sie digitalisieren. Das geht beispielsweise mit der App „Trello“. Das Programm gibt es in einer Desktopvariante und einer Ausführung für tragbare Geräte, sodass Sie immer und an jedem Ort auf dem neusten Stand sein können.

Tragen Sie einfach die Informationen von Ihren Zetteln in die App ein. Trello kann Ihre Aufgaben und Ihre Notizen organisieren. Auf diese Weise bringen Sie Ordnung in Ihre Arbeitsabläufe. Das funktioniert mit Hilfe von sogenannten Boards, die aussehen wie ein Stundenplan.

Zusätzlich können Sie diese Boards für andere Menschen, mit denen Sie zusammen arbeiten, freigeben. So sind alle immer auf dem gleichen Wissenstand und können aus der Ferne miteinander zusammenarbeiten. Trello eignet sich übrigens auch zur Organisation von Lerngruppen während des Studiums.

Stempel als Universalhelfer

Stempel dürfen ebenfalls in keinem Büro fehlen. Je nach Art des Stempels, wie man sie etwa bei stempelfactory.de findet, können sie eine echte Arbeitserleichterung darstellen. Er spart in deinen meisten Fällen eine Menge Zeit, wenn Sie Dokumente mit wichtigen Informationen versehen müssen. 

Bei Datumsstempeln müssen Sie beispielsweise nicht immer nach dem aktuellen Datum suchen, sondern stellen es einfach am Morgen einmal ein und haben es für wichtige Dokumente immer parat. 
Mit Ihrem Firmenstempel geben Sie offiziellen Dokumenten, wie beispielsweise Rechnungen, den letzten Schliff. So wirken Ihre Schriftstücke professionell und Sie werden von Ihren Kunden ernst genommen. Das Beste daran ist, dass es für fast jeden Zweck den passenden Stempel gibt, weshalb er einer der besten Organisationshelfer in Ihrem Freelancer-Alltag darstellt.

Whiteboard zur Ideenfindung

Vor allem in kreativen Berufen kommt es auf eine gute Idee an. Dazu sind verschiedene Prozesse wichtig, wie beispielsweise das sogenannte Brainstorming. Hier kommen Whiteboards zum Einsatz. Wie der Name schon sagt, handelt es sich dabei um eine weiße Tafel, die an einer Wand befestigt oder als Flipchart freisteht. 
Hier werden alle möglichen Ideen zu einem Thema gesammelt. Dabei ist es wichtig, dass wirklich jeder Gedanke notiert wird, auch wenn er noch so verrückt klingen mag. Nicht selten, sind aus verrückten Ideen interessante und erfolgreiche Konzepte entstanden. 

Mindmeister zum Ordnen der Gedanken

Wenn die Gedanken erst einmal auf dem Whiteboard gelandet sind, kann das Programm Mindmeister helfen, sie zu ordnen und zu strukturieren. Zusätzlich lassen sich noch weitere Ideen ergänzen. Oft kommen einem mit ein wenig Abstand zur Brainstorming Session noch weitere Geistesblitze in den Sinn. Zusätzlich lassen sich zu den Ideen Rahmen und Fotos hinzufügen. Außerdem können Sie mit verschiedenen Farbschemata arbeiten, um die Ideen zu ordnen. 

Papierkram – genug gesagt

Das Schlimmste am Freelancer-Dasein ist wohl für viele der Papierkram. Es ist ein notwendiges Übel, das neben Ihrer Haupttätigkeit einen großen Teil Ihrer Arbeitszeit ausmachen wird. Das kann dank der App „Papierkram“ bald der Vergangenheit angehören. Ist sie einmal eingerichtet, nimmt sie Ihnen den Löwenanteil Ihrer Büroarbeit ab, sodass Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können. 
Dabei erstellen und pflegen Sie Ihre Kundendatenbank. Mit nur wenigen Klicks halten Sie Ihre Arbeitszeit fest und verschicken im gleichen Zug die Rechnung. Die App „Papierkram“ wirkt modern und ist extrem benutzerfreundlich. So müssen Sie sich um Ihre ganze Buchhaltung so gut wie keine Sorgen mehr machen. 

Tipps zur Organisation 

Natürlich können Sie sich als Freelancer nicht nur auf solche Hilfsmittel verlassen. Sie müssen sich und Ihr Mindset auf das Organisieren einstellen, denn es gehört nun einmal zu Ihrem Job dazu. Ähnlich wie beim Fernstudium ist es wichtig, dass Ihr Arbeitsumfeld stimmt.

Schaffen Sie alle Störfaktoren aus Ihrer Nähe. Das gilt insbesondere dann, wenn Sie im Home-Office arbeiten. Achten Sie zudem auf einen aufgeräumten Arbeitsplatz. Chaos kann nämlich ebenfalls für Ablenkungen sorgen. 

Lernen Sie „Nein!“ zu sagen. Es ist ein wichtiges Wort, das Sie vor einem Burnout bewahren kann. Denn Ihre Zeit sollte organisiert sein. Verlieren Sie sich nicht in Ihrer Arbeit und gönnen Sie sich Pausen, denn nur, wenn Sie erholt und fit sind, können Sie Ihre volle Leistung entfalten. 


Bild: unsplash.com, © Ferenc Horvath
 

 

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